Wednesday, September 5, 2007

E-mail er kompliserte greier på Carlson School

Hadde første Finance Fundamentals timen i dag, og fikk utdelt studieplanen. Litt tykkere enn de vanligvis er, for midt mellom alt det faste (leseplan, lekser, eksamener og lignende) så hadde professoren vår viet to hele A4 sider til e-mail. Ikke bare om e-mail, men en instruksjon på hvordan man mailer akkurat ham. En e-mail til denne professoren er nemlig ikke en vanlig mail, men en "forretnings- kommunikasjon". Jeg skal forkorte litt her, men på norsk blir lista noe sånt:

Bruk "subjekt" linja effektivt
Denne må inneholdet navnet på avsender, hvilken klasse og "session" vi er i, hvilket kapittel vi refererer til, og et stikkord for hva resten av mailen handler om.

Vær profesjonell
Dette er nemlig Carlson School of Management, en forretningsskole, ikke en bar.

Formater
Bruk korte paragrafer separert med en blank linje.

Vær stille!
CAPS LOCK FÅR DET TIL Å HØRES UT SOM DU ROPER, OG DET ER FREKT DET.

Vær klar og tydelig
Korte fullstendige setninger er ønsket, de bør inneholde ett substantiv og ett verb, vanligvis, men merk deg at det finnes unntak.

Vær høflig

Hold fokuset på saken

(Her viser han et par eksempler på godkjente mailer, og et par "sånn må du for all del ikke gjøre" Han demonstrerer også hvor ille det kan gå om man bruker komma på feil sted)

Bruk ordliste
(i tillegg blir det henvist til en webside som har "a concise guide to clear writing")

Les igjennom "proof read" før du sender

Jeg må innrømme at jeg er litt småredd for å sende mail til denne professoren nå. Uten å ha hatt noe problem med å gjøre det samme til mine "English Writing" professorer.

10 comments:

Rigmor said...

Du skal ikke komme her og kommer her, nei! Lurer på om det er en management school greie - dette gir meg i alle fall et lite flashback til noen av lektorene vi hadde der.

(Når det er sagt var de ikke noe særlig flinke til å svare på e-post, bare på å si hvodan de burde skrives).

Lykke said...

Hjelp....der hadde jeg holdt meg til verbal kommunikasjon..

Oda said...

Haha, jeg tror nok jeg vet hva den professoren håper på. Jeg jobbet som internettlærer en stund, og da pleide jeg med vilje ikke å oppgi telefonnummeret mitt i velkomstmailen, bare mailadressen. Hvis noen etterlyste telefonnummeret sa jeg: åj, har jeg glemt det? huff da, det var jamen dumt. Du kan si at jeg sikkert håpet på det samme som ham ;-)

(Det skal sies at jeg ikke fikk ekstra betalt for direkte studentkontakt, jeg fikk bare betalt pr oppgave jeg rettet.)

Selvisk said...

Åh..lurer på om jeg skal sette opp de samme kravene til alle som skal maile kommunen jeg. DET hadde spart oss for mye arbeid det..

Frøken Skavlan said...

Enig med Selvisk!
Tror jeg skal sende ut en lignende mail til de jeg har opplæring på for tida. Kanskje de blir så skremt at de ikke sender mail i det hele tatt?

Elisabeth said...

Off, tror ikke jeg hadde turt å sende mail til han nei! :/

Frøken Makeløs said...

Jeg kan levende forestille meg hva slags mailer han har fått som gjør at han syns en slik liste er påkrevd. Men det vil jo ikke si at ikke dette virker en smule over the top..

mirakel said...

Hehe.. effektiv måte å stoppe mailing på. Han er definitivt en som det ikke funker å skrive smileyer til. ;)

Minneapolise said...

Rigmor: Riktig riktig, Carlson School of Management (igjen, må ikke forveksles med en bar)

Lykke: Tror nok det er greiest ja!

Oda: Det er nok kjekkest med minst mulig mas fra studentene ja. Disse lærerne får faktisk godt betalt da, mye mer enn lærere i andre felt på skolen, så å svare på noen mailer burde nesten kunne forventes.

Selvisk og Skavlan: Uff, gir jeg dere ideer her?

Elisabeth: Skal jeg først gjennom så mye arbeid for noe skal det minst være en oppgave som teller for karakteren.

Makeløs: Kjæresten hadde også sympati med fyren og kom med eksempler på mailer han sikkert hadde fått

Mirakel: jeg er overrasket over at det ikke var en egen side om hvor tåpelige smileys er. Neste år kanskje! ;)

2barnOgKjøkken said...

Synes han har et poeng, jeg (selv om han overdrev en smule). I jobb-sammenheng er det viktig å huske på at i en epost kan man fort bli altfor uformell eller upresis for den saks skyld. Skriver man en epost til noen som ikke er "venner" bør man skrive som om det er et brev... Det tar mye kortere tid å skrive en epost, og det er også veldig lett å trykke "send" uten å ha tenkt noe særlig over hva man har skrevet først.

Men det med subject-innhold hørtes ektremt ut. Får han ikke opp avsender på eposten i "From"-feltet som alle andre?